Per 25 mei 2018 is de nieuwe AVG van toepassing en er bereiken ons veel vragen of je de adressenlijsten uit AdresData nog wel mag downloaden en mailen. In dit artikel leggen we uit wat er wel en niet meer kan.

AdresData logo

AdresData is al 15 jaar een dienst van EM-Cultuur. Het doel is het verzamelen en zo volledig en actueel houden van organisaties in de culturele en aanpalende sectoren (zoals Culturele Pers & Media). AdresData-abonnees kunnen tegen culturele tarieven adressenlijsten samenstellen op basis van bedrijfsgegevens zoals festivaldatum, bezoekersaantal, zaalcapaciteit, thema enzovoort. Zij kunnen deze lijsten downloaden en verwerken in de eigen bestanden voor onderzoek- of marketing doeleinden.

AdresData verwerkt persoonsgegevens. Dit is toegestaan omdat er aan minimaal één van de grondslagen wordt voldaan, nl gerechtvaardigd belang. Hieronder valt binnen de kaders van de AVG ook “Marketing” (zie overweging 47: “de verwerking van persoonsgegevens ten behoeven van direct marketing kan worden beschouwd als uitgevoerd met het oog op een gerechtvaardigd belang”).

Levering van data (adresbestanden met bedrijven en hun contactpersonen) mag dus in het kader van de grondslag “marketingdoeleinden”.

Als bestandseigenaar is AdresData volgens de AVG verplicht de persoonsdata actueel te houden. We moeten “alle redelijke maatregelen nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn onverwijld te wissen of te rectificeren”. Hiervoor benaderen we jaarlijks alle opgenomen organisaties actief (per mail en bij non-response ook nog telefonisch).

AdresData biedt de betrokkenen (contactpersonen) alle mogelijkheden tot “recht van inzage en rectificatie” en recht op “gegevenswisseling/vergetelheid”. De beveiliging van de database is op orde en datalekken worden gemeld door de aangestelde Functionaris Gegevensbescherming (Erick de Boer).

Een verwerkersovereenkomst tussen AdresData-abonnees en EM-Cultuur is dus niet nodig. Als AdresData-abonnee, de afnemer van de bestanden, moet je de rechten van de persoon waarborgen.  Je moet de betrokkene informeren en in de gelegenheid stellen zijn gegevens aan te passen, of om “vergeten” te worden.

VOORTS:

Hou dus rekening met onderstaande:

  • Persoonsgegevens: AdresData verwerkt de volgende persoonsgegevens: naam, geslacht en functie. Persoonlijke telefoon/email wordt conform de privacy verklaring van EM-Cultuur wel verwerkt, maar alleen aangewend voor marketing, optimalisatie van de dienstverlening van EM-Cultuur.
  • óf je de lijsten mag mailen is besloten in de Telecomwet die (nog) niet is aangepast. Opgenomen organisaties in AdresData weten dat hun gegevens worden gebruikt voor culturele aanbiedingen en -informatie. Beschaam dit niet! (lees: voorwaarde voor AdresData-opname).

CASE:

AdresData neemt geen verantwoordelijkheid voor de doelgroep-keuze en inhoud van de campagnes waarvoor de adressenlijsten door jou als abonnee worden ingezet. Als je een selectie van peuterfestivals mailt met een verplaatsbare toilet-aanbieding, wordt dat niet gewaardeerd en is het onverstandig, en zeker niet goed voor je eigen naam en faam. Bij klachten van de opgenomen organisaties zullen we direct contact opnemen met jou als de verspreider en kunnen we conform de AdresData-voorwaarden bij herhaling overwegen je abonnement op te schorten.

AdresData biedt gratis een up2data service, waarin zij maandelijks alle mutaties in de door jou gebruikte adressenlijsten meldt. Hiermee kan je als AdresData-abonnee voldoen aan je AVG-verplichting om de bestanden actueel te houden.

TOP 5 TIPS:

Voor een schoon (AVG-proof) bestand met AdresData:

  1. Verrijk je eigen marketing-adressenbestand met de informatie uit de AdresData-lijsten. Mail ze niet klakkeloos.
  2. AdresData biedt uitgebreide mogelijkheden om doelgroepen te verfijnen. Kleinere, gerichtere en persoonlijke mailingen scoren significant beter.
  3. Verwerk mutaties die je met AdresData up2data ontvangt direct in je eigen bestand (overledenen, pensioen, verhuizingen).
  4. Verwerk bounce, afmeldingen in je eigen bestand en zorg dat je deze “vergeet” voor volgende campagnes. Hiertoe ben je als verwerkingsverantwoordelijke verplicht.
  5. Geef het AdresData Updateteam feedback over je onbezorgbare post, personele wisselingen, klachten, zodat wij het bestand direct kunnen actualiseren. Dat is in het belang van je eigen reputatie, AdresData, alle andere abonnees, en van de sector…

Meer lezen? 
De DDMA heeft een interessant vraag en antwoord artikel over de AVG en de Cultuursector gepubliceerd.

Heb je nog vragen?
Neem dan per mail contact op met Erick de Boer, onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@em-cultuur.nl.

NB. De DDMA heeft een Vraag & Antwoord artikel over de AVG en Cultuursector gepubliceerd dat de moeite waard is om te lezen.