Introductie

Adressenbestanden vervuilen, daar is niets tegen te doen. Als je met meerdere personen werkt aan een centraal adressenbestand ontstaan er dubbelen, groeit een code-boom (tags) organisch en weet men na een tijdje van veel contacten niet meer wie ze er ooit in heeft gezet, waarom, en of ze nog wel actueel zijn.

Vervuilen van een adressenbestand gaat helemaal vanzelf. Als je een langere tijd niet naar je contacten en organisaties omkijkt zijn adressen veranderd, personen van baan gewisseld en e-mailadressen aangepast. Sommige bestanden vervuilen sneller dan andere. Postadressen wijzigen circa 10% per jaar, maar bijvoorbeeld e-mailadressen van jongeren hebben een nog hogere mutatiegraad.

Wat we vaak zien is dat een adressenbestand goed wordt opgezet door een slimme, blije marketeer en dat deze het in een middag overdraagt aan haar opvolger, en deze na een tijdje weer aan haar opvolger… met als resultaat een adressenbestand met contacten en codes waar niemand meer precies weet hoe het is aangelegd, en waarom!

GIGO

Ook als je van CRM-programma verandert, of alles gaat bijhouden in Excel krijg je dezelfde problemen. Bij een conversie van het ene naar het andere programma gaat de “rommel” mee (GIGO staat voor “garbage in – garbage out”).

Frisse start

Hoe kun je een verwaarloosd, verouderd, verzand bestand nu weer een nieuwe frisse start geven? Ondanks het feit dat AdreZ alle modules en mogelijkheden heeft om je daarbij te helpen, blijft het mensenwerk en moet iemand met inzicht en inzet het heft in handen nemen en aan de slag.

Hulp nodig?

De helpdesk van EM-Cultuur kan je met raad en daad bij ondersteunen bij het opschonen en saneren van je bestand. We kunnen helpen met het samenstellen van complexe selectievragen en we kunnen met “scripting” bulk-opdrachten uitvoeren op je bestand. Vaak doen we dat in een aantal online-sessies en soms moeten we daar maatwerk voor verrichten. Alles in overleg met jou als klant.

Hoeveel werk?

De EM-Helpdesk kan een aantal opschoningen automatisch doen, zoals bijvoorbeeld alle plaatsnamen in hoofdletters, en kan een aantal hercoderingen “scripten”, of een pluk organisaties selecteren en verwijderen, en dit is vaak niet meer dan een paar uur werk. Het doorlopen en ontdubbelen van de adressen blijft mensen-werk en moet één voor één. Het is moeilijk in te schatten hoeveel werk het schonen van het bestand gaat kosten. Bij dubbele setjes kun je rekening houden met ongeveer 5 minuten per setje. En voor het snel checken van een organisatie/contact met de nieuwe codeboom ongeveer 2,5 minuut.

Het is ook mogelijk om adressen uit te nodigen om gegevens te controleren. De adressen in uw adressenbestand krijgen een formulier waarmee ze zelf dus gegevens kunnen wijzigen en aanvullen. Hierbij moet u ook rekening houden met ca 1,5 minuut voor het fiatteren van een wijziging of aanvulling.

Voor een uitgebreid plan van aanpak voor het opschonen van AdreZ klikt u op de button hieronder. Met vragen, suggesties en voor hulp kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen!