Selectiecodes kennen we allemaal, maar weten we ook genoeg van vrije velden? Wanneer gebruik je een selectiecode en wanneer een vrij veld? En welke vrije velden hebben we allemaal?

Wat is een vrij veld?
Vrije velden kan je toekennen aan contactpersonen of organisaties om meer variabele informatie in kwijt te kunnen. 

Wanneer gebruik je een vrij veld?
Sowieso bij jaartallen (afstudeerjaar) of bedragen (donatiebedrag), maar ook bijvoorbeeld voor een dropdown list. Denk aan status vriend: Goud, Zilver en Brons. Dat is dan dus één vrij veld i.p.v. drie selectiecodes.

Verschillende soorten vrije velden
We kennen verschillende soorten vrije velden:
– Tekst (vrije tekst)
– Ja/Nee (handig voor een vraag waar zowel de ‘ja’ als de ‘nee’ belangrijk is)
– Getal (een goed voorbeeld is ‘aantal bezoekers’)
– Datum (bijvoorbeeld ‘datum laatste donatie’)
– Valuta (bijvoorbeeld ‘donatiebedrag’)
– Lijst (een dropdown lijstje waarbij één keuze mogelijk is)
– Multi-lijst (een lijstje waarbij meerdere keuzes mogelijk zijn)

Vrije velden direct zichtbaar
Vrije velden die op PIN staan (bij extra > opties > vrije velden beheer) worden direct zichtbaar in het dashboard van het contactpersoon of de organisatie.

Daarnaast is er een optie om één vrij veld aan te wijzen als ‘super veld’. Dit veld wordt ook direct zichtbaar bij het zoeken in het zoekoverzicht (direct onder de naam).

Filteren en selecteren op vrije velden
Op vrije velden kan je heel goed filteren en selecteren. Filteren doe je bij het zoeken zelf (in de linker filterkolom), daar kan je dus filteren op vrije velden om snel inzage te krijgen. Selecteren doe je vaak als je ‘iets’ met de selectie wilt gaan doen. Afhankelijk van het type vrij veld kan je verschillende selecties maken, je kunt het zo gek niet bedenken!

Vrije velden exporteren
Vrije velden en de inhoud daarvan kan je ook heel goed exporteren naar Excel. Je krijgt dan de vrije velden en de inhoud als aparte kolommen in je Excel bestand. Belangrijk is dat het vrije veld op ‘exporteren’ staat en dat je een exportstructuur maakt (extra > opties > exportstructuren) waar dit vrije veld in voorkomt.

Beheren van je vrije velden
Wil je vrije velden hernoemen, verwijderen of nieuwe velden aanmaken? Dit doe je allemaal onder extra > opties > vrije velden beheer. Hier kan je ook per veld bepalen of het actief is, vast staat in het dashboard (pin) en te exporteren is.